Pagal Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymą (OSHA) jūsų darbuotojai turi teisę kreiptis į jus dėl bet kokio su darbu susijusių saugos pažeidimų, įskaitant pavojingų medžiagų naudojimą, priešgaisrinę apsaugą ar triukšmo poveikį. Žinodami, kaip reaguoti į OSHA skundą, ir turėdami galiojančias procedūras, padėsite savo įmonei išlikti verslui ir patenkinti visus skunde nurodytus reguliavimo poreikius.
Žingsniai
1 dalis iš 4: reagavimas į pradinį telefono skambutį
Žingsnis 1. Nepanikuokite
Gavęs skundą dėl OSHA, tikriausiai būsi šokas, bet nepanikuok! Viskas, ką jums reikia padaryti, tai išlikti ramiam ir pagarbiam, atidžiai klausytis ir vykdyti nurodymus, atlikti reikiamus pakeitimus ir išsiųsti atsakymo laišką, kuriame tai rodoma. Tiesą sakant, jūsų OSHA skundas turėtų būti išspręstas per kelias dienas.
Žingsnis 2. Atidžiai klausykitės
Kai gausite pradinį telefono skambutį, pranešantį apie OSHA skundą, labai atidžiai klausykite atstovo telefonu. Venkite užduoti bet kokius klausimus! Tiesiog būkite kuo profesionaliau ir užsirašykite visą informaciją.
Žingsnis 3. Venkite nieko pripažinti ar paaiškinti
Kol kalbate telefonu su atstovu, venkite nieko prisipažinti, paneigti ar kitaip paaiškinti. Dabar tam ne laikas. Tiesiog įsiklausykite ir įsisavinkite kuo daugiau informacijos. Šio telefono skambučio metu laikykite liežuvį.
Galite pasakyti kažką panašaus: „Negaliu nei patvirtinti, nei paneigti šių kaltinimų“arba tiesiog: „Mūsų įmonės politika nėra reaguoti iš karto“
4 žingsnis. Išreikškite tikrą susirūpinimą
Išgirdę, ką turi pasakyti atstovas, skirkite šiek tiek laiko išreikšti tikrą, profesionalų susirūpinimą. Paaiškinkite, kad į šį skundą žiūrite labai rimtai.
Jūs galite tiesiogiai išreikšti savo susirūpinimą sakydami: "Aš labai rimtai vertinu šį skundą. Man labai svarbus mano darbuotojų ir darbo vietos saugumas."
Žingsnis 5. Praneškite apie savo ketinimą laikytis
Paaiškinkite, kad ketinate atidžiai peržiūrėti kaltinimus, kai gausite oficialų skundo laišką, ir laikykitės jame pateiktų nurodymų. Paaiškinkite, kad padarysite viską, ką reikia padaryti, kad išspręstumėte šį skundą ir ištaisytumėte situaciją.
Galite pasakyti: „Aš ketinu ištirti šį klausimą ir kuo greičiau ištaisyti visas problemas“
6 žingsnis. Dėkojame OSHA atstovui
Pasibaigus telefono pokalbiui, būtinai padėkokite atstovui už skirtą laiką. Tai padeda užbaigti bendravimą teigiamai ir profesionaliai.
2 dalis iš 4: atsakymas į skundo laišką
1 žingsnis. Peržiūrėkite laiške nurodytus OSHA standartus
Netrukus po jūsų telefono skambučio turėtumėte gauti OSHA korespondenciją. Tai yra jūsų oficialus skundo laiškas. Labai atidžiai peržiūrėkite šį laišką ir nustatykite skundo pobūdį.
Žingsnis 2. Paskelbkite savo skundo laiško kopiją
Pagal OSHA nurodymus, turite paskelbti savo skundo laiško kopiją įmonės skelbimų lentoje, kur ją gali matyti visi darbuotojai.
- Citata turi būti paskelbta tris darbo dienas (neįskaitant savaitgalių ar švenčių dienų) arba tol, kol problema bus pašalinta.
- Tai turi būti padaryta net ir užginčijus citatą.
Žingsnis 3. Pasirašykite ir atsiųskite faksogramą „Paskelbimo pažymėjimas
"Paskelbę šio laiško kopiją, kur jūsų darbuotojai gali matyti, pasirašykite pridėtą" komandiravimo pažymėjimą "ir atsiųskite faksu atgal nurodytu numeriu. Išsaugokite savo fakso kvitą kaip įrodymą.
Žingsnis 4. Ištirkite įtarimus
Kiek įmanoma atidžiau išnagrinėkite kiekvieną OSHA skundo elementą. Net jei esate nusiminęs dėl skundo arba jo teisėtumas nėra didelis, ieškokite sričių, kurias reikia išspręsti ar patobulinti.
Žingsnis 5. Pradėkite savo korekcijos planą
Ištyrę visas galimas problemas, sukurkite planą, kaip jas ištaisyti, ir nedelsdami pradėkite savo planą. Įrašykite visus svarbius pakeitimus naudodami nuotraukas, kvitus ar kitus dokumentus.
3 dalis iš 4: Atsakymo laiško rengimas
Žingsnis 1. Veikite greitai
Atsakymo laišką turėtumėte parengti ne vėliau kaip per tris dienas nuo skundo laiško gavimo. Gavę skundą, turite tik penkias dienas iki galo išspręsti situaciją ir pateikti atsakymą, todėl negaiškite laiko.
Žingsnis 2. Naudokite aiškų formatą
Atidžiai peržiūrėkite, kaip suformatuotas jūsų skundo laiškas, atkreipkite dėmesį į naudojamą formuluotę ir atkreipkite dėmesį į toną. Norėsite suderinti gauto laiško formatą ir toną.
- Kreipkitės į savo laišką, nurodydami gauto skundo laiško informaciją (įskaitant atstovą, pasirašiusį jūsų skundo laišką).
- Į temos eilutę įtraukite oficialų skundo numerį.
- Savo laišką pasveikinkite su skundo laiške.
- Laiške nurodykite savo ketinimus (pvz., Spręsti įtarimus ir pateikti savo išvadas) įžangoje.
Žingsnis 3. Apsiribokite faktais
Likusioje laiško dalyje nurodykite faktus kuo paprasčiau ir aiškiau. Tai ne ta vieta, kur galima blogai kalbėti apie darbuotoją, bandyti paneigti kaltinimus ar bandyti kaltinti kitus. Greičiausiai jūsų skundas bus išspręstas, jei tiesiog išspręsite kaltinimus ir paaiškinsite, ką padarėte, kad padėtis būtų ištaisyta.
Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Lapkričio 5 d. Gavau OSHA skundo numerį 2845. Per kitas dvi dienas ištyrėme 1–3 citatas ir nustatėme taisomuosius veiksmus. Lapkričio 7 d. Ištaisėme 1 citatą (netinkamas naudojimas) iš gaubto), pakeisdami įrangą (žr. pridėtą kvitą ir nuotrauką)
Žingsnis 4. Pateikite dokumentus
Siųskite laišką kartu su papildomais dokumentais, kurie padės užbaigti bylą. Tai gali apimti pirkimo užsakymus, kvitus, stebėjimo rezultatus, pardavėjo/rangovo kontaktinę informaciją, nuotraukas ar bet kurį kitą dokumentą, patvirtinantį jūsų atliktus pakeitimus.
Žingsnis 5. Nusiųskite laišką
Pasirūpinkite, kad laiškas būtų siunčiamas sertifikuotu paštu (su kvito pasirašymo prašymu) arba privačiu kurjeriu. Nepamirškite apie penkių dienų terminą!
Žingsnis 6. Skambinkite ir sekite
Jei per tris darbo dienas nuo numatytos gavimo dienos nieko negirdėjote apie savo skundą, paskambinkite ir imkitės tolesnių veiksmų. Paruoškite bylos numerį ir paprašykite būsenos ataskaitos.
Žingsnis 7. Pasiruoškite apžiūrai
Gali būti, kad OSHA inspektorius gali pasirodyti jūsų įstaigai neįspėjęs. Būkite malonus, profesionalus ir mandagus ir atsakykite tik į konkrečius inspektoriaus klausimus.
Žingsnis 8. Sumokėkite visas baudas
Atsižvelgiant į skundo pobūdį ir sunkumą, jūsų taip pat gali būti paprašyta sumokėti baudą. Ši bauda turi būti sumokėta per 15 darbo dienų nuo citatos gavimo, išsiųsiant čekį tiesiai OSHA. Kol jūsų mokėjimas nebus gautas, jūsų byla nebus išspręsta.
4 dalis iš 4: OSHA skundo užginčijimas
1 žingsnis. Prašykite neoficialios konferencijos
Jei ketinate užginčyti savo skundą, primygtinai rekomenduojama paskambinti ir paprašyti neoficialios konferencijos su vietiniu OSHA atstovu. Šios konferencijos metu galėsite geriau suvokti savo pažeidimo pobūdį, aptarti taisymo metodus, aptarti atsiskaitymo galimybes ir galbūt net išspręsti ginčijamas citatas ir nuobaudas.
Tai taip pat galima padaryti, jei ketinate visiškai laikytis reikalavimų arba jei nesate tikri, kokį kursą pasirinkti
2 žingsnis. Parašykite ir pateikite „Pranešimą apie ketinimą dalyvauti konkurse
“Jei padarėte išvadą, kad bet kuris skundo elementas yra nepagrįstas, arba jei nesutinkate nei su nustatytu mokesčiu, nei su mažinimo data, per 15 darbo dienų nuo jūsų citatos gavimo turite pateikti oficialų pranešimą apie ketinimą dalyvauti konkurse. Jūsų laiške turi būti kuo aiškiau tiksliai nurodyta, kas ginčijama-citata, citavimo dalis, mokesčio suma arba sumažinimo data. Tada atsiųskite šį pranešimą patvirtintu paštu.
Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Noriu užginčyti citatą ir baudą, pasiūlytą už 2015 m. Lapkričio 5 d. Citatos 2 ir 3 punktus.“
Žingsnis 3. Palaukite, kol OSHRC suplanuos klausymą
Kai tik gausite pranešimą apie ketinimą dalyvauti konkurse, jūsų byla bus oficialiai nagrinėjama. Jūsų sumažinimo ir mokesčių mokėjimo datos bus sustabdytos, kol bus priimtas sprendimas, ir jūsų byla bus perduota OSHRC. OSHRC yra nepriklausoma agentūra, atskirta nuo Darbo departamento. OSHRC paskirs jūsų bylos nagrinėjimą.
Žingsnis 4. Dalyvaukite posėdyje
Nustačius klausos datą, norėsite pradėti ruoštis klausai ir įsitikinti, kad galite dalyvauti. Galbūt norėsite gauti teisinę tarybą, kuri padės jums pristatyti jūsų bylą. Šiame darbe gali dalyvauti tiek darbdaviai, tiek darbuotojai.
Žingsnis 5. Pasirinkite priimti arba apskųsti sprendimą
Šio posėdžio metu bus priimtas sprendimas, patvirtinantis pradinį citavimą ir mokesčius, pakeičiant juos atsižvelgiant į jūsų konkrečius ginčus arba atmetant. Tada bet kuri šalis turi galimybę priimti sprendimą arba pateikti apeliaciją tolesniam OSHRC tyrimui. Jei byla vis dar nebus išspręsta, ji bus perduota Federaliniam apygardos teismui.
Patarimai
- Gerbkite savo darbuotojų teises pateikti skundą dėl OSHA. Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymo 11 skirsnio c punktas draudžia bet kokiam verslui paleisti darbuotoją ar atkeršyti jam arba jai dėl pranešimų apie pranešimą arba paduodant OSHA skundą.
- Bendraudami su OSHA, neužduokite klausimų ir nesiteisinkite. Vietoj to, būkite tiesus ir glaustas bendraudami su jais ir nagrinėkite tik skundą.
- Jei jūsų įmonėje pasirodo OSHA tyrėjas, jūs neprivalote jų įleisti, kol visi valdymo darbuotojai nebus vietoje. Apie tai informuokite visus registratorius ir apsaugos darbuotojus.
- Jei ši problema nebus greitai išspręsta, galbūt norėsite kreiptis į teisininką.
