Visi žinome, kad organizuotumas darbe yra svarbus, tačiau daugeliui žmonių tai yra nuolatinė kova. Tikėkite ar ne, išlikti organizuotam nėra taip baisu, kaip gali pasirodyti. Keletas greitų pataisymų ir kai kurie nuolatiniai sprendimai palengvina, nei jūs kada nors manėte.
Žingsniai
1 metodas iš 4: valdykite savo erdvę ir laiką
Žingsnis 1. Stebėkite savo veiklą
Praleiskite porą dienų dienoraštį ar savo kasdienės veiklos žurnalą. Tai padės jums tiksliai pamatyti, ką darote, ko galbūt net nesuvokiate, ir suteiks pradinį žvilgsnį į organizacinius ir našumo skirtumus. Šis pratimas taip pat turėtų būti atliktas turint omenyje jūsų didelio vaizdo tikslus. Per veiklos žurnalą galite pamatyti, kokia veikla gali būti laiko švaistymas ir kokia veikla iš tikrųjų gali siekti jūsų tikslų.
Žingsnis 2. Nustatykite savo produktyvumo laiką
Kai kurie iš mūsų yra ryto žmonės, o kai kurie susigraudiname nuo ryto idėjos. Galbūt jau supratote, kuriuo paros metu esate produktyviausias. Nesvarbu, ar jums labiau patinka vakarai, rytai, pietūs, ar prieš ar po darbo piko, pasinaudokite tuo laiku, kad padidintumėte savo produktyvumą.
Žingsnis 3. Pirmenybę teikite savo užduotims
Visi žinome, kad kai kurios užduotys yra svarbesnės už kitas, tačiau ne visada atitinkamai teikiame prioritetus. Taigi sukurkite reitingų sistemą, pavyzdžiui, pažymėdami arba pažymėdami svarbias užduotis, ir būkite sąžiningi bei lankstūs. Naudokite priminimus naudodamiesi skaitmeniniu kalendoriumi arba lipniais užrašais savo kompiuteryje ar staliuke. Daugiau laiko ir energijos skirkite svarbiausiems sąrašo elementams. Pavyzdžiai apima daug laiko reikalaujančias užduotis, pvz., Dalykus, kurie turi būti baigti verslo pabaigoje arba rytoj. Taip pat galite teikti pirmenybę atsakymui klientams, viršininkams ar visiems kitiems, kurie moka sąskaitas. Ir jei nesate tikri dėl užduoties jautrumo ar svarbos, visada gerai paklausti.
Žingsnis 4. Iš karto išmeskite greitas užduotis
Ne visoms užduotims reikia teikti pirmenybę ir jas suplanuoti ateityje. Kai kurioms užduotims planuoti ar planuoti reikia beveik tiek pat laiko, kiek jų reikia atlikti. Jei taip yra ir jūs galite nedelsdami atlikti šias užduotis, būtinai tai atlikite! Greitas užduočių atlikimas nedelsiant taip pat padeda išvengti vilkinimo.
Žingsnis 5. Tvarkykite netvarką ir darbo medžiagas
Mūsų stalai lengvai pereina iš netvarkingų vietų į tornado vietas, o tai akivaizdžiai trukdo organizuoti. Kai kurie žmonės netgi vadovaujasi tik švaraus stalo politika. Nors tai nėra absoliučiai būtina, imkitės veiksmų, kad išvalytumėte darbo vietą.
- Sumažinti. Išmeskite savo šiukšles į šiukšles ir sistemingai paduokite reikiamas medžiagas. Kai tik įmanoma, pašalinkite netvarką: per darbo dieną, pertraukas ar tarp užduočių.
- Nedelsdami išvalykite save. Tokiu būdu tai yra jūsų galvoje. Be to, išvengsite neišvengiamo susijaudinimo, kai dabartinė netvarka taps jūsų būsimos netvarkos dalimi.
- Laikykite reikiamus reikmenis po ranka. Žinoma, ne viskas aplinkui yra netvarkinga. Jei turėsite reikalingų įrankių, sutaupysite laiko ir gerai išnaudosite savo brangią erdvę.
Žingsnis 6. Suplanuokite veiklą ir susitikimus
Kai kurie žmonės suplanuoja tik susitikimus, bet ne savo darbų sąrašą. Gali būti naudinga suplanuoti svarbiausias užduotis ir susitikimus. Taip pat galite „suskirstyti“savo dienas, pavyzdžiui, rengdami susitikimus tik antradieniais ir ketvirtadieniais. Savo tvarkaraštyje taip pat laikykite keletą skylių, kad galėtumėte kūrybiškai praleisti laiką sau ar pritaikyti netikėtumus.
- Naudokite organizatorių ir kalendorių. Tai gali būti rašiklio ir popieriaus organizatoriai arba programine įranga pagrįsti kalendoriai ir asmeninio asistento programos, pvz., „ICalendar“ar „Google“dabar.
- Klasifikuokite savo veiklą. Klasifikavimo ar spalvų kodavimo veikla gali greitai vizualiai priminti, kas kur svarbu. Pavyzdžiui, kategorijos gali apimti susirašinėjimą, projektus, renginius, susitikimus, minčių audras ir net pertraukas ar pratimus ir sporto salės laiką.
- Supaprastinkite savo technologijas. Pavyzdžiui, internetiniai organizatoriai ir el. Pašto platformos, pvz., „Outlook“, gali sujungti jūsų darbų sąrašus, kalendorius ir adresus. Tai ne tik padidina jūsų efektyvumą, bet ir supaprastina jūsų mąstymą.
- Deleguokite, kur tik įmanoma. Darbo dienos beprotybėje lengva pamiršti, kad nereikia visko daryti pačiam. Paveskite padėjėjui arba, jei esate ypač apsemtas, paprašykite kolegos, kad jis jums patikėtų ir padėtų atlikti tam tikrą užduotį. Jūs visada galite juos grąžinti vėliau, kai viskas sulėtės.
2 metodas iš 4: sistemingas el. Pašto adresų sprendimas
Žingsnis 1. Patikrinkite el. Paštą suplanuotu laiku
Ne visi turime būti priklijuoti prie gautųjų, nes daugelis pranešimų iš tikrųjų nėra tokie jautrūs laikui, kaip galėtume pagalvoti. Jei dirbate darbą, kurio nereikia nedelsiant sekti el. Paštu, patikrinkite savo el. Paštą suplanuotu laiku tik maždaug tris ar keturis kartus per dieną.
Žingsnis 2. Failų el
Naudokite failų aplankus ir vėliavas savo naudai, o ne leiskite pranešimams kauptis gautuosiuose. Pavyzdžiui, „Outlook“aplankai ir poaplankiai arba „Gmail“etiketės ir keli gautieji gali būti turtas. Pavyzdžiui, jei esate žurnalistas, jūsų aplankai gali būti pavadinti „Dabartinės istorijos“, „Ateities istorijos“, „Senos istorijos“, „Interviu & šaltiniai“ir „Pitsai ir idėjos“.
Ištrinti ir archyvuoti. Archyvuokite svarbią, seną korespondenciją, o likusią ištrinkite. Aukščiau pateiktame pavyzdyje „Senos istorijos“yra žurnalisto archyvo aplankas. Kai tik pradėsite ištrinti senus el. Kai kurie žmonės taip pat prisiekia „gautuosiuose nulį“, o tai reiškia, kad nėra nė vieno neskaityto el. Laiško (arba nulis el. Laiškų gautuosiuose, taškas). Be aplankų ir etikečių naudojimo, galite pasiekti nulinį gautųjų aplanką naudodami archyvavimo funkciją, ištrindami senus el. Laiškus prastovos metu ir naudodami el. Pašto išjungimo programas
3 žingsnis. Naudokite kitas komunikacijos formas, kai jos yra efektyvesnės
Kartais greitas telefono skambutis gali padaryti 10 el. Laiškų pirmyn ir atgal. Jei taip, paskambinkite! Jei žinote, kad el. Pašto mainai nusipelno diskusijos arba apims daug pirmyn ir atgal, kartais geriau paskambinti telefonu. Dažnai gausite daugiau informacijos telefonu, o jūs ir kita diskusijos šalis vengsite rengti ilgus, daug laiko reikalaujančius el. Jūs netgi galite parašyti kolegai el. Laišką ir pasakyti: „Turiu jums daug klausimų šiuo klausimu. Galbūt skambinti būtų lengviau. Ar galiu tau paskambinti 5?"
Žingsnis 4. Apribokite pertraukas
Nors strateginės pertraukos yra naudingos, pertraukos jūsų darbo metu nėra. Pertraukos gali sulėtinti jūsų darbą, sugriauti jūsų darbo ritmą ir priversti jus prarasti mintis. Taigi, žinodami, kad būsite per daug užsiėmę, pabandykite naudoti pranešimus ir balso paštą. Šios priemonės skirtos ne tik tada, kai fiziškai nesate biure; jie gali būti naudojami, kai esate tiesiog perpildytas. Daugelis žmonių taip pat turi „atvirų durų politiką“, tačiau jūs iš tikrųjų neprivalote nuolat atidaryti savo durų. Jūs netgi galite palikti draugišką raštelį ant durų, kuriame sakoma: „Vyksta konferencinis pokalbis“arba „Užimta. Prašome grįžti vėliau arba parašyti el.
Žingsnis 5. Naudokite debesį
Debesų kompiuteriją verta apsvarstyti, nes ji gali būti pigesnė, keičiamo dydžio, efektyvesnė ir lengviau atnaujinama. Debesyje esantis turinys yra ypač naudingas, nes jį galite pasiekti visuose savo įrenginiuose: kompiuteriuose, planšetiniuose kompiuteriuose, išmaniuosiuose telefonuose ir tt Debesų saugykla taip pat yra naudinga pirminė ar antrinė skaitmeninės atsarginės kopijos forma. Pasitarkite su savo IT vadybininku ar programinės įrangos tiekėju, nes galbūt jau turite tam tikrą laisvos vietos diske vietą debesyje arba už nedidelį metinį mokestį.
Žingsnis 6. Naudokite žymes internete
Visos pagrindinės naršyklės turi žymių funkcijas, kuriose galite išsaugoti ir tvarkyti mėgstamus ar dažniausiai lankomus žiniatinklio adresus, kad galėtumėte greitai ir lengvai pasiekti. Pasinaudokite jais, kad nepamirštumėte svarbių svetainių, kuriose ieškote naujienų ar pramonės naujinių.
3 metodas iš 4: laiko naudojimas jūsų naudai
Žingsnis 1. Venkite kelių užduočių
Atrodo, kad visi ekspertai su tuo sutinka. Nors tai gali skambėti greitai arba atrodyti šauniai televizoriuje, daugiafunkcinis darbas nėra efektyvus ir gali pakenkti jūsų organizaciniam efektyvumui. Vietoj to, visą dėmesį skirkite vienai užduočiai, tvarkykite ją ir pereikite prie kito sąrašo elemento.
Žingsnis 2. Sukurkite sau tvarkaraštį ar tvarkaraštį
Laimei, daugumai darbų nereikia viską suplanuoti per dieną iki minutės. Tačiau laikydamiesi pagrindinio dienos svarbiausių įvykių ir svarbiausių užduočių bei įvykių tvarkaraščio galite padėti jums atlikti užduotį.
- Nustatykite tam tikros veiklos terminus. Kai kurios užduotys nereikalauja nustatytų laiko apribojimų, tačiau kitos turėtų turėti laiko parametrus, kad padidėtų jūsų produktyvumas. Visą dieną pagalvokite apie užduotis, kurios paprastai užima daugiau laiko nei būtina, ir nustatykite joms laiko apribojimus ateityje.
- Skirkite daugiau laiko kitai veiklai. Kai kurios užduotys, kaip jūs išmokote iš patirties, paprastai užtrunka ilgiau nei tikėtasi, tačiau tai nebūtinai yra blogai. Šios rūšies veiklai, ypač svarbiems renginiams ir susitikimams, pavyzdžiui, skirti papildomo laiko prieš ir po biudžeto.
Žingsnis 3. Naudokite laikmačio programą, chronometrą arba žadintuvą
Tai gali būti veiksmingos priemonės, kai naudojamos taupiai. Kai kurie žmonės mėgsta nustatyti savo žadintuvus 10, 15 ar 30 minučių anksčiau laiko, kad prieš užsiėmimą įspėtų ar įspėtų. Taip pat galite nustatyti priminimo įspėjimus.
Žingsnis 4. Venkite atidėti veiklą
Paklauskite savęs, ar atidėjimas yra absoliučiai būtinas, ar šis noras yra tik vilkinimo pavyzdys. Jei jaučiate pastarąjį, neatidėkite galios! Tačiau tais atvejais, kai visos veiklos ar jos dalies atidėjimas yra neišvengiamas, būtinai atkreipkite dėmesį į tai, kur baigėte, ir planuokite konkrečius planus. Arba galite sukurti nenumatytų atvejų planą. Pavyzdžiui, jei turite atšaukti asmeninį susitikimą, galbūt galite surengti konferencinį pokalbį arba žiniatinklio konferenciją.
4 metodas iš 4: išlikti sveikam fiziškai ir psichiškai
Žingsnis 1. Padarykite pertraukas
Psichikos prastovos yra svarbios mūsų produktyvumui ir sveikos protui. Kartais taip įsijaučiame į savo darbą, kad nesustojame daryti labai reikalingų pertraukų. Pertraukos suteikia mums reikiamą poilsį, kuris pagerina mūsų produktyvumą, bet taip pat suteikia mums galimybę žengti žingsnį atgal ir paklausti, ar tai, ką darėme, yra efektyviausias mūsų laiko panaudojimas.
Žingsnis 2. Miegokite geriau
Be tinkamo miego kitą dieną galite jaustis susijaudinęs, pavargęs ar mieguistas, o tai gali pakenkti jūsų grafikui ir darbingumui. Siekite septynių iki aštuonių valandų nepertraukiamo miego per naktį.
Žingsnis 3. Nelyginkite savęs su bendradarbiais
Dauguma mūsų bendradarbių darbų skiriasi nuo mūsų, ir kiekvienas turi skirtingus organizavimo metodus, kurie jiems tinka. Metodas, kuris yra prasmingas ir efektyvus kolegai, gali būti ne pats geriausias būdas jums ir atvirkščiai.
Žingsnis 4. Sutikite, kad organizacija yra nuolatinis procesas
Nesitikėk būti tobula. Organizavimas vyksta ir reikalauja nuolatinio dėmesio. Jūs nebūsite optimaliai organizuotas kiekvieną dieną, tačiau nedidelė organizacija labai padeda padidinti jūsų efektyvumą.
