Asmeniniai failai gali lengvai ir greitai tapti neorganizuoti. Kuo neorganizuotesni jūsų failai, tuo sunkiau juos vėl rasti ateityje. Kad asmeninius failus būtų lengviau surasti ir išsaugoti, norėsite šiek tiek laiko ir tinkamai juos sutvarkyti. Tiksli sistema, kurią naudosite, priklausys nuo jūsų. Tačiau yra keletas pagrindinių asmeninių failų organizavimo metodų, kuriuos galite naudoti, kad padėtumėte sutvarkyti failus.
Žingsniai
1 dalis iš 4: Pagrindinių organizavimo metodų naudojimas
Žingsnis 1. Būkite paprasti
Dokumentų sistemos sukūrimo esmė yra palengvinti sau. Jūs norite, kad jūsų sistema nebūtų pernelyg sudėtinga ar paini. Jei sistema bus kuo paprastesnė, galėsite lengvai paduoti ar gauti bet kokius dokumentus, kurių jums gali prireikti.
- Paduokite tik tai, ko jums reikia. Jei saugosite per daug, sistema gali tapti griozdiška ir sunkiai naudojama.
- Venkite nereikalingo failų sistemos sudėtingumo.
- Išmeskite failus, kurių tikrai nebereikia.
Žingsnis 2. Naudokite tinkamą sistemos gylį
Gali būti viliojanti sukurti daugybę skirtingų kategorijų ir pakategorių, kad jūsų failai tilptų. Tačiau gera idėja yra sudaryti tik plataus lygio kategorijas ir naudoti tik tiek, kiek jums tikrai reikia. Sukūrus per daug kategorijų, gali atsirasti negraži ir neefektyvi failų sistema. Įsitikinkite, kad savo sistemoje sukūrėte reikiamą organizacinį gylį, kad sistema veiktų sklandžiai.
- Venkite pernelyg išsamių savo sistemos pakategorių. Pavyzdžiui, „Kvitai, maistas, duona“būtų per daug išsami, kad būtų naudinga.
- Tiesiog turint mėnesinių ar savaitinių įplaukų kategoriją, jūsų failų sistemai gali būti tinkamiau.
- Efektyvaus gylio pavyzdys yra skyrius klientams ir jų išdėstymas abėcėlės tvarka.
Žingsnis 3. Padarykite, kad jūsų failus būtų lengva rasti
Jūsų failų sistemai bus labai naudinga, jei turėsite akivaizdžių vaizdinių užuominų, leidžiančių tiksliai žinoti, kur kažkas saugoma. Jei failų sistemos skyriai bus akivaizdūs, galėsite greitai surasti elementą ar failą. Kad failai išsiskirtų, nepamirškite kai kurių iš šių patarimų:
- Naudokite spalvotus aplankus, kad nurodytumėte tam tikras kategorijas ar skyrius.
- Pabandykite išsaugoti patogų spalvų ir joms priskirtų kategorijų sąrašą.
- Naudokite etikečių gamintoją, kad aiškiai pažymėtumėte savo failus.
- Stebėkite savo aplankų pjūvį. Pabandykite kiekvienai kategorijai ar skyriui naudoti tik vieną aplanką.
Žingsnis 4. Pagalvokite, kokių tipų failų talpyklų jums reikės
Prieš pradėdami tvarkyti failus, turite surasti ką juos įdėti. Tikslus failų talpyklų tipas, kurį naudosite, priklausys nuo turimų saugoti failų kiekio, jų svarbos, dokumentų matmenų ir dažnumo, kuriuo reikia juos pasiekti. Peržiūrėkite kai kuriuos iš šių patarimų, kad suprastumėte, kurie failų konteineriai jums gali būti tinkami:
- Jei jums reikia saugoti labai svarbius dokumentus, apsvarstykite galimybę nusipirkti ugniai atsparų laikymo konteinerį.
- Jei ant konteinerio rasite draudikų laboratorijos antspaudą, tai gali reikšti, kad talpykla maždaug valandą apsaugos jūsų failus per gaisrą, esant 1700 laipsnių Farenheito temperatūrai.
- Jei norite įprasti failai, galbūt norėsite įsigyti pagrindinę dokumentų spintelę. Jei turite slaptų ar konfidencialių failų, apsvarstykite galimybę įsigyti saugesnę dokumentų spintelę arba seifą.
- Norite įsitikinti, kad jūsų dokumentų rinkinyje yra pakankamai vietos visiems failams laikyti.
- Jei turite neįprasto dydžio dokumentų, patikrinkite, ar jie tilps į jūsų saugojimo konteinerį. Pavyzdžiui, teisinio dydžio dokumentai gali turėti įtakos reikalingo aplanko dydžiui ir saugojimo matmenims.
2 dalis iš 4: Dokumentų tvarkymas
Žingsnis 1. Surinkite visus savo dokumentus
Prieš pradėdami tvarkyti dokumentus, įsitikinkite, kad turite visus dokumentus priešais jus. Dar nesijaudinkite, kaip jūsų failai yra sutvarkyti ar sutvarkyti. Kol kas surinkite visus dokumentus, kuriuos, jūsų manymu, reikia saugoti, ir pasiruoškite juos rūšiuoti.
- Išimkite senesnius dokumentus, kuriuos jau surūšiavote. Galbūt norėsite juos pertvarkyti, kad jie atitiktų jūsų sukurtą naują sistemą.
- Įsitikinkite, kad surinkote visus naujausius dokumentus ir esate pasiruošę juos rūšiuoti.
Žingsnis 2. Rūšiuokite failus į aktyvius ir archyvo elementus
Kai tvarkote failus, gali būti naudinga juos suskirstyti į dvi pagrindines kategorijas: aktyvius failus, su kuriais reikia dirbti, ir archyvinius failus, kuriuos reikia saugoti. Tai padės jums pasiekti dažniau naudojamus failus ir tvarkingai saugoti failus, kurių jums nereikės nedelsiant pasiekti.
- Aktyvūs failai yra dokumentai, į kuriuos vis tiek reikia dažnai kreiptis, juos pateikti ar kitaip pasiekti.
- Archyviniai failai yra dokumentai, kurių jums nereikės artimiausiu metu, tačiau vis tiek reikia išsaugoti.
3 žingsnis. Sukurkite ir pažymėkite savo sistemai tinkamas kategorijas
Surinkę failus vienoje vietoje, galite greitai juos inventorizuoti. Peržiūrėdami failus, atkreipkite dėmesį į bendrąsias kategorijas, kurios jiems gali tikti. Užsirašykite šias kategorijas, kad sukurtumėte pagrindinę organizacinę sistemą, kurią naudosite savo failams. Peržiūrėkite kai kurias iš šių bendrų kategorijų, kad suprastumėte, kurias iš jų galbūt norėsite naudoti:
- Teisiniai įrašai su pakategorėmis, tokiomis kaip gimimo liudijimai, mirties liudijimai ar santuokos dokumentai.
- Finansiniai dokumentai, apimantys jūsų ankstesnes finansines suvestines, kredito kortelės informaciją, kredito ataskaitas ar metines finansines suvestines.
- Turto įrašai.
- Asmens dokumentai, tokie kaip diplomai, darbo įrašai, sveikatos įrašai ir draudimo polisai.
Žingsnis 4. Surinkite ilgalaikio saugojimo dokumentus
Įdėkite dokumentus, kuriuos pažymėjote kaip archyvinius failus, į savo ilgalaikio saugojimo talpyklą. Šie failai nebus dažnai pasiekiami, todėl įsitikinkite, kad jie yra įtraukti į tinkamas kategorijas failų sistemoje, kad vėliau juos būtų galima atkurti. Archyviniai failai greičiausiai sudarys didžiąją dalį jūsų pateiktų ir sutvarkytų dokumentų.
- Ilgalaikį saugojimą galima suskirstyti į dar dvi kategorijas: nuolatinius failus ir „negyvus“failus.
- Į nuolatines bylas gali būti įtraukti švietimo dokumentai, įdarbinimo dokumentai ar kiti svarbūs dokumentai, kuriuos vis tiek gali tekti pasiekti.
- „Negyvi“failai yra dokumentai, kurių jums gali nebereikti vėl pasiekti. Į šią kategoriją gali patekti seni mokesčių įrašai. Tačiau atminkite, kad mokesčių deklaracijos turėtų būti saugomos septynerius metus.
5 veiksmas. Įdėkite dabartinius dokumentus į aktyvaus dokumento skyrių
Dokumentai, kuriuos dažnai naudosite arba vis dar turėsite peržiūrėti, turės būti įtraukti į aktyvių dokumentų skiltį. Ši jūsų failų sistemos skiltis leis greitai pasiekti dokumentus, kurie nėra visiškai paruošti archyvuoti. Toliau pateikiamos keturios dažniausiai pasitaikančios aktyvaus dokumento kategorijos, kurias galite naudoti:
- Dokumentai, kuriems vis dar reikia jūsų dėmesio.
- Dokumentai, kuriuos dar reikia perskaityti ar peržiūrėti.
- Sąskaitos, kurias dar reikia sumokėti.
- Dokumentai, paruošti ilgalaikiam saugojimui.
3 dalis iš 4: Elektroninių failų tvarkymas
1 žingsnis. Pradėkite nuo plačių kategorijų, tada gaukite konkretesnių
Kaip ir su savo fiziniais failais, norėsite pradėti nuo plačiausių kategorijų, į kurias jūsų failai tinka. Pavyzdžiui, jei esate nepriklausomas rangovas, galbūt norėsite tvarkyti savo bylas pagal darbdavį. Tai yra, sukurkite vieną aplanką kiekvienam iš jų. Tada turėtumėte padalinti failus į kiekvieną plačią kategoriją į mažesnius. Tai reiškia, kad jūsų darbdavio aplankai gali būti toliau suskirstyti į skirtingus aplankus, kuriuose yra informacijos apie kiekvieną projektą su tuo darbdaviu.
- Apsvarstykite galimybę išlikti nuosekliems kiekvienoje plačioje kategorijoje. Taip bus lengviau rasti failus. Pavyzdžiui, kiekvieno projekto poaplanke gali būti tokių failų kaip „projekto dokumentai“, „atsiskaitymas“ir „ryšiai“.
- Taip pat galite plačiai tvarkyti aplankus pagal metus, jei tai atrodo lengviau ar labiau susiję su jūsų failais.
Žingsnis 2. Nuskaitykite arba atsisiųskite failus, kurių dar neturite elektroniniu būdu
Gali būti naudinga visus failus išsaugoti elektroniniu būdu vienoje vietoje. Nepaisant reikiamo laiko, turėtumėte pabandyti nuskaityti kuo daugiau fizinių dokumentų, kad juos būtų galima išsaugoti elektroniniu būdu ir sukurti atsargines jų kopijas. Be to, būtinai atsisiųskite visus failus, saugomus internete kitose vietose, tik tuo atveju, jei prieglobos svetainė tampa neprieinama, kai jums vėl prireiks failų. Sutvarkykite šiuos failus taip, kaip ir kitus.
Žingsnis 3. Suteikite savo failams konkrečius pavadinimus
Failų pavadinimai turėtų būti lengvai suprantami ir unikalūs. Tai yra, turėtumėte turėti galimybę pažvelgti į savo failų pavadinimus ir iš karto žinoti, kas juose yra. Pabandykite įtraukti datą, aplankų, kuriuose bus failas, žymenį ir atskirą aprašą. Pavyzdžiui, 2016 m. Birželio mėn. Jūsų klientui „X Corp“sukurtas atsiskaitymo failas gali būti vadinamas „0616_XCorp_Invoice_2“. Tai leis jums tiksliai žinoti, kas yra faile, neskiriant laiko jo atidarymui.
Nepriklausomai nuo to, kokią sistemą naudojate failų pavadinimui, įsitikinkite, kad tai darote nuosekliai. Pasirinkę sistemą, laikykitės jos; vėliau bus sunku grįžti ir pervardyti visus failus
Žingsnis 4. Reguliariai kurkite atsargines failų kopijas
Pagrindinis elektroninių failų saugojimo pavojus yra tai, kad jūsų informacija gali būti prarasta dėl kompiuterio gedimo. Būkite tam pasiruošę reguliariai kurdami savo failų atsargines kopijas internetinėje atsarginių kopijų kūrimo tarnyboje, kompaktiniuose diskuose arba išoriniame standžiajame diske. Būtinai pažymėkite šiuos saugojimo įrenginius taip aiškiai, kaip ir failus. Jei turite išorinį diską ar kompaktinius diskus, apsvarstykite galimybę laikyti juos saugioje vietoje nuo savo pagrindinės gyvenamosios vietos, kad išvengtumėte nuostolių dėl gaisro ar stichinės nelaimės.
4 dalis iš 4: Failų sistemos priežiūra
Žingsnis 1. Sekite savo sistemą
Sukūrę pildymo sistemą, norėsite ir toliau ją naudoti taip, kaip numatėte. Jei per daug atsiliekate, nepaisote elementų, kuriuos reikia paduoti, arba netinkamai pildote elementus, visa tai gali atšaukti jūsų įdėtą sunkų darbą. Įsitikinkite, kad neatsiliekate nuo savo registravimo sistemos, kad ji veiktų jums.
- Kartais ieškodami netinkamų failų galite palaikyti tvarką sistemoje.
- Nepamirškite aktyvių dokumentų saugoti archyvinių dokumentų saugykloje.
2 veiksmas. Pašalinkite senus failus
Kai kuriuos failus būtina išsaugoti ilgą laiką. Tačiau jūsų failų sistema bus riboto dydžio ir jums reikės reguliariai šalinti nebereikalingus failus. Reguliarus failų sistemos ravėjimas padės palaikyti tvarką ir tinkamai veikti.
- Daugelį senų finansinių dokumentų reikės saugoti daugelį metų.
- Senus biudžetus, finansines ataskaitas ar metinę politiką gali tekti saugoti tik vienerius metus.
- Pašalinus senus failus, atsiras vietos gaunamiems dokumentams.
- Atsikratę nereikalingų failų, lengviau surasite reikalingus dokumentus.
- Tas pats pasakytina apie elektroninius failus. Ištrinkite visus pasikartojančius, pasenusius ar nereikalingus dokumentus iš ankstesnių projektų.
Žingsnis 3. Archyvuokite senus elektroninius failus
Senus failus, kurie vis dar yra aktualūs arba vieną dieną gali būti grąžinti, galima archyvuoti. Tai reiškia, kad juos reikia laikyti atokiau nuo standartinės dokumentų sistemos, bet išlaikyti juos tvarkingus ir prieinamus. Apsvarstykite galimybę nustatyti papildomą plačią archyvuotų failų kategoriją. Perkelkite nepanaudotus failus į šį aplanką, nepažeisdami jų aplanko formato. Jei norite, kad archyvuoti failai nebūtų rodomi jūsų failų ekrane, pabandykite prieš failo pavadinimą įdėti „z“, kad jis būtų jūsų abėcėlės tvarka. Pavyzdžiui, galite jį pavadinti „z_archive“ar panašiai.
Žingsnis 4. Racionalizuokite savo failų sistemą
Jūsų failų tvarkymas ir tvarkymas gali būti naudingi asmeniniam organizavimui. Tačiau jūsų registravimo sistemoje visada bus kur tobulėti. Tęsdami darbą su savo registravimo sistema, stebėkite visus patobulinimus, kuriuos galite padaryti, kad ji taptų dar veiksmingesnė.
- Galbūt norėsite atsikratyti kategorijų, kurių, atrodo, nenaudojate.
- Kategorijas, kurios atrodo per daug naudojamos, gali tekti suskirstyti į mažesnes kategorijas.
