Rotušės susitikimo planavimas sveikatos klausimu iš esmės nesiskiria nuo planavimo miesto rotušei bet kokiu kitu klausimu, išskyrus auditorijos sudėtį ir grupę, kuri kalbės renginyje. Nepaisant to, sėkmingai planuojant bet kokio tipo miesto rotušės susitikimą yra daug dalykų. Turėsite sunkiai dirbti, įdarbinti svarbias suinteresuotas šalis ir įsitikinti, kad skyrėte pakankamai laiko, kad užtikrintumėte spaudos ir bendruomenės dėmesį.
Žingsniai
1 dalis iš 3: Pagrindo klojimas
1 žingsnis. Sudarykite planavimo komitetą
Planavimo komiteto idėja yra skaičių stiprumas. Yra keletas su sveikatos priežiūra susijusių klausimų, kurie nerūpi daugiau nei vienai organizacijai. Turite nustatyti kitas bendruomenės organizacijas, susijusias su jūsų problema, įtikinti svarbius narius miesto rotušės pranašumais ir įdarbinti juos į savo planavimo komitetą.
- Pavyzdžiui, jei jūsų rūpestis buvo vaikystės mityba, kai kurios bendruomenės organizacijos, susijusios su šia problema, gali būti mokyklos, pediatrai, maisto bankai, bažnyčios, ūkininkai ir dienos priežiūros įstaigos.
- Savireklama gali būti labai įtikinama motyvacija. Iš požiūrio kreipkitės į tikslines organizacijas ir paaiškinkite, kaip dalyvavimas miesto rotušėje galėtų būti konkrečiai jiems naudingas.
2 žingsnis. Lokalizuokite problemas
Daug lengviau susirūpinti problema, kuri jus tiesiogiai veikia. Norėdami, kad jūsų miesto rotušės tema būtų aktuali ir įtikinama, pabrėžkite vietinį problemos poveikį, o ne nacionalinį ar visuotinį poveikį.
- Pavyzdžiui, jei jūsų mieste ar valstijoje yra didelis ŽIV užsikrėtimo arba nutukimo lygis, turėtumėte pabrėžti problemas, su kuriomis susidurs jūsų vietovė, o ne problemas, kylančias dėl ŽIV diagnozės ar apskritai nutukimo.
- Taigi galite pasakyti: „Filadelfijos miestas per ateinančius 15 metų turės sumokėti 3,5 mlrd. JAV dolerių daugiau sveikatos priežiūros išlaidų dėl mūsų didelio nutukimo“, o ne „Nutukimas lemia didesnes sveikatos priežiūros išlaidas“.
3 žingsnis. Nustatykite tikslus
Susitikimo tikslai nulems formatą, ką pakviesite ir kaip jį reklamuosite. Sąvoka „miesto rotušė“reiškia tik tokį susitikimo tipą, kuriame viešas klausimas ir atsakymas sudaro didžiąją posėdžio dalį.
Jūsų susitikimo tikslai gali būti informaciniai, tam tikros pozicijos propagavimas arba atsiliepimų teikimas politiniams kandidatams. Nors politinių kandidatų ir advokatų susitikimai tikriausiai pritraukia didžiausią dėmesį, jie nebūtinai yra geriausi jūsų klausimui. Pavyzdžiui, jei viešoji nuomonė prieštarauja jūsų organizacijos politikos tikslams, informacinis susitikimas galėtų būti geresnė strategija, kaip pakeisti nuomones pagal jūsų poreikius
Žingsnis 4. Pasirinkite formatą
Tradicinis rotušės formatas yra nuo trijų iki penkių garsiakalbių grupės ir moderatoriaus, kuris trumpai supažindina su jų kilme ir padėtimi. Tada moderatorius atveria klausytojams klausimus. Nors auditorija gali užduoti klausimų tam tikram komisijos nariui, moderatorius turėtų veikti kaip tarpininkas, o jei mano, kad programa būtų patobulinta keliant tą patį klausimą keliems komisijos nariams, jie turėtų tai padaryti. Kiti formatai gali būti:
- Grynas klausimų ir atsakymų formatas. Tai gali būti naudinga kandidato forumui.
- Anoniminis klausimų formatas, kai klausimai pateikiami iš anksto, o moderatorius pasirenka, kuriuos klausimus pateikti komisijai. Šis formatas gali būti naudingas prieštaringai vertinamoms temoms.
2 dalis iš 3: Susirinkimas kartu
1 žingsnis. Pasirinkite vietą, datą ir laiką
Susitikimo vieta turėtų būti centralizuota, neutrali, neįgaliesiems prieinama vieta. Bažnyčios, bibliotekos, vyriausybės pastatai ir bendruomenės centrai yra geras pasirinkimas. Įsitikinkite, kad jis neprieštarauja kitam populiariam bendruomenės renginiui, ir surengkite jį tuo metu, kai daug žmonių galės dalyvauti-savaitgalį, o jei per savaitę-vakare.
- Gera taisyklė yra visada pasirinkti vietą, kuri yra šiek tiek per maža. Perpildyta vieta sukuria aktyvumo ir populiarumo įspūdį, kuris visada yra geresnis už alternatyvą.
- Padarykite renginį nemokamą arba nominalią kainą, tačiau paskatinkite dalyvius atsakyti į „Facebook“puslapį, el. Pašto adresą ar telefono numerį paskambinti yra paprastas ir nebrangus būdas tai padaryti. Tarkime, du trečdaliai „galimų“nepasirodys.
- Įsitikinkite, kad turite alternatyvią susitikimo vietą, tik tuo atveju, jei jūsų numatyta vieta nepatenka.
Žingsnis 2. Pakvieskite komisijos narius
Grupės nariai yra vienas iš svarbiausių veiksnių, lemiančių miesto rotušės sėkmę ar nesėkmę. Nors geriausia, kad jūsų skydelyje būtų žymių dalykų, tai ne visada yra galimybė. Kitas geriausias dalykas yra tai, kad komisijos nariai atstovauja žymioms organizacijoms ir (arba) ekspertai, turintys didelę kilmę-tai suteikia renginiui daugiau patikimumo.
- Pažvelkite į išrinktus pareigūnus, akademikus, bažnyčių ir bendruomenių vadovus bei gydymo teikėjus.
- Tai dar viena sritis, kur gali praversti įvairus planavimo komitetas. Kuo toli siekiate planavimo bendruomenės narių ryšių, tuo didesnė tikimybė, kad galėsite pasinaudoti įvairia ir įdomia ekspertų grupe.
- Kviesdami komisijos narius, neatmeskite asmenybės veiksnio. Grupės nariai turėtų būti pakankamai patikimi, kad pritrauktų žmones į miesto rotušę, tačiau jie turėtų būti pakankamai įdomūs, kad žmonės kalbėtų apie jūsų rotušę dar ilgai po to, kai ji pasibaigs.
Žingsnis 3. Įdarbinkite moderatorių
Moderatoriai yra dar vienas svarbus rotušės sėkmės veiksnys. Moderatorius turi gerbti komisijos narius ir auditoriją, taip pat temperamentą, kad pašalintų įtampą ir pagreitintų diskusiją.
Pagalvokite apie moderatorių kaip MC-jie turėtų būti charizmatiški, bet ne tokie charizmatiški, kad užgožtų diskusijų dalyvius ar dominuotų diskusijoje. Žiniasklaidos nariai, pensininkai teisėjai ir advokatai bei dvasininkai gali būti geri kandidatai
4. Žingsnis trumpai
Įsitikinkite, kad jūsų komisijos nariai žino apie miesto rotušės formatą, kitus komisijos narius, numatomą dalyvavimą ir darbotvarkės klausimus. Kol jie nori, paruoškite juos pasikalbėti su žiniasklaida.
Gera idėja, kad jūsų komisijos nariai atvyktų prieš keturiasdešimt penkias minutes iki valandos anksčiau, kad paskutinį kartą galėtumėte peržiūrėti formatą ir temas
Žingsnis 5. Surinkite personalą
Kai kurie pagrindiniai darbuotojai yra būtini, kad susitikimas vyktų sklandžiai. Turėtumėte turėti ką nors pasikalbėti su žiniasklaida, pasodinti svečius ir perduoti medžiagą, pvz., Susitikimų darbotvarkes, komisijos nariams ir svečiams.
Visa tai yra puikus darbas savanoriams
Žingsnis 6. Paruoškite išankstines medžiagas
Nepriklausomai nuo susitikimo dydžio, jums reikės spausdintos medžiagos, kurią perduosite svečiams, spaudai ir komisijos nariams. Jūsų rengiamas susitikimo tipas nurodys konkrečias medžiagų rūšis. Pavyzdžiui:
- Jei organizuojate informacinį susitikimą, patartina atsispausdinti rankinius ar brošiūras, kuriose bus pateikta informacija, kurią pateiksite miesto rotušėje. Pvz., Jei jūsų problema yra ŽIV jūsų bendruomenėje, išspausdinkite žinyną, kuriame pateikiama svarbi statistika apie ŽIV poveikį vietoje.
- Rotušė su politiniais kandidatais ar pareigūnais gali apimti informaciją apie kandidatų ar pareigūnų pozicijas ir partijas, susijusias su jūsų sveikatos problema.
3 dalis iš 3: Pasiruošimas susitikimui
Žingsnis 1. Įsitikinkite, kad rodoma laikmena
Spauda yra labai svarbi sėkmingam miesto rotušei. Nesvarbu, ar rotušė orientuota į problemų gynimą, informacijos sklaidą, ar politinį forumą, jos žinomumas turės įtakos šių tikslų sėkmei ir jūsų gebėjimui ateityje sudėti miesto rotušes.
- Turėsite rašyti pranešimus spaudai, nustatyti žurnalistus, kuriuose pateikiamos istorijos apie sveikatą, bendruomenės reikalus ar politiką, ir reguliariai su jais susisiekti.
- Pranešimas spaudai yra paprastas žiniasklaidos organizacijoms išsiųstas dokumentas, kuriame paaiškinamas įvykis ir kodėl jis vertas dėmesio. Pranešimas spaudai paprastai yra trumpesnis nei puslapis.
- Naujienos yra apie dabartinius įvykius, todėl turite įsitikinti, kad žurnalistams pabrėžiate, kodėl miesto rotušė yra renginys, kurį reikia nušviesti dabar, o ne vėliau. Pavyzdžiui, nutukimas visada yra problema, tačiau ji skelbia naujienas tik išleidus tyrimą, kuriuo siekiama parodyti kitą priežastį, kodėl tai blogai.
Žingsnis 2. Kreipkitės į panašiai mąstančias organizacijas
Planavimo komiteto nariai, komisijos nariai ir susijusių organizacijų nariai, kurie nėra tiesioginė miesto rotušės dalis, turėtų būti ugdomi renginio viešinimui.
Nepamirškite naudoti išteklių, tokių kaip kolegijų miesteliai, ligoninės ir vyriausybinės agentūros. Skelbkite skrajutes, viešinančias renginį tose vietose. Jie gali būti puikus būdas padidinti lankomumą
Žingsnis 3. Pasiekite socialinę žiniasklaidą
Nepamirškite apie platų problemų grupių tinklą „Facebook“ir kitose socialinės žiniasklaidos priemonėse. Nesikreipkite tik į plytų ir skiedinio organizacijas, kuriose dirba žmonės. Skelbkite suinteresuotų ir susijusių organizacijų „Facebook“grupėse, tinklaraščiuose ir skelbimų lentose.
Įsitikinkite, kad jūsų grupės nariai ir nariai taip pat reklamuoja renginį „Twitter“, „Facebook“ir „Instagram“
Žingsnis 4. Sudėkite spaudos paketus
Spaudos paketas nuo pranešimo spaudai skiriasi tuo, kad tai yra medžiagų paketas, įteiktas žurnalistams įvykio dieną, o ne paskatinimas nušviesti įvykį. Ji turėtų apimti:
- Pranešimas spaudai.
- Pranešėjų ir pranešėjų biografijos.
- Informacija apie temą, įskaitant susijusius tyrimus, statistiką ir nukentėjusių asmenų asmenines istorijas.
Žingsnis 5. Tikėtis netikėto
Kartais komisijos nariai nerodo. Kartais protestuotojai užtvindo vietą. Sniego audra gali nuskristi į vietovę iš niekur. Kaip renginių planuotojas, turite planuoti šiuos nenumatytus atvejus, rezervuodami alternatyvius pranešėjus arba suplanuodami kitas datas.
- Jei jūsų rotušę užplūdo protestuotojai, gali būti tinkamas pakeisti formatą. Jei pradinis formatas yra atviras klausimas ir atsakymas, vietoj to gaukite išankstinius klausimus. Jei protestuotojai yra lauke, pakvieskite juos ir pakeiskite formatą, kad pateiktumėte klausimus.
- Surinkite alternatyvius pranešėjus iš savo organizacijos ar dalyvaujančių organizacijų, tik jei nerodomas suplanuotas pranešėjas. Jei rotušė yra forumas tarp politinių kandidatų, negailestingai pabrėžkite tai žiniasklaidai, todėl jie norės, kad jie pasirodytų.
