Jei dirbate medicinos įstaigoje arba pradedate savo praktiką, pacientų susitikimų planavimas yra viena iš svarbiausių jūsų užduočių. Tinkamai organizuodami paskyrimų grafiką užtikrinsite, kad nė vienas pacientas nepasiklystų sistemoje ir kad pacientai bei gydytojai patirtų malonią patirtį biure. Tuo tarpu maksimalus našumas pagal tvarkaraštį leis užsisakyti daugiau susitikimų ir padidinti biuro pajamas.
Žingsniai
1 metodas iš 3: susitikimų planavimo sistemos nustatymas
1 žingsnis. Leiskite pacientams užsisakyti susitikimus telefonu, asmeniškai ir internetu
Tokiu būdu jūs įsitikinsite, kad gausite kuo daugiau pacientų ir neprarasite jokių potencialių pacientų, kurie negali susitikti vienu konkrečiu būdu. Įgalinę žmones susitikti internetu, taip pat galite pasinaudoti 24/7 prieiga internetu ir leisti pacientams užsisakyti susitikimus po valandų.
- Be šio papildomo efektyvumo, pacientai taip pat paprastai praneša, kad jaučiasi patogiau ir yra mažiau apsunkinami dėl internetinio planavimo, nei dėl susitikimų telefonu.
- Yra daug įvairių internetinių susitikimų planavimo programinės įrangos, kurią galite įsigyti savo biure. Į populiariausią programinę įrangą įeina „AppocationPlus“, „Booker“ir „Thryv“. Žinoma, jūs taip pat galite sukurti savo planavimo programinę įrangą, jei turite kodavimo ir tobulinimo įgūdžių!
Žingsnis 2. Siūlykite pacientams keletą paskyrimo laiko tarpsnių
Norite įsitikinti, kad savo pacientams suteikiate kuo daugiau galimybių, kad jie galėtų pasirinkti geriausią laiko tarpą pagal savo tvarkaraštį. Tai gali atrodyti akivaizdu, tačiau labai svarbu, kad jūsų pacientai būtų patenkinti ir sumažėtų tikimybė, kad dėl laiko konflikto jie turės atšaukti paskyrimą.
Pvz., Užuot klausę paciento, ar jam tinka antradienis 1 val., Suteikite jam galimybę pasirinkti bet kurį jam tinkamą laiko tarpą, pvz., Antradienį nuo 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 arba 4: 00–5: 00
Žingsnis 3. Pašalinkite kiekvieno suplanuoto paciento kontaktinę informaciją
Turėsite turėti galimybę su jais susisiekti, kad primintumėte apie artėjantį susitikimą arba suplanuotumėte kitą užsakymą. Pirmą kartą užsisakę susitikimą būtinai paprašykite asmens telefono numerio, el. Pašto adreso ir pašto adreso.
Jei asmuo susitinka asmeniškai arba telefonu, tiesiog paprašykite jų šios informacijos. Jei jie susitinka internetu, būtinai įtraukite sritį į savo internetinį portalą pacientų kontaktinei informacijai
Žingsnis 4. Siųskite pacientams priminimus dieną prieš paskyrimą
Jei pacientai pamiršta savo paskyrimo laiką ir nepasirodo, tai reiškia, kad jūsų tvarkaraštyje praleidžiama daug laiko. Naudojant priminimus sumažėja rizika, kad pacientai neatvyks į susitikimą ir taip išvengsime tokio laiko švaistymo.
- Skambinti ar rašyti žinutes pacientams yra geriausias priminimo tipas, nes jie dažniau pastebi gaunamą skambutį ar tekstą, nei per trumpą laiką pamato naują el. Laišką.
- Naudojant priminimų sistemą taip pat gali padidėti nepageidaujamų susitikimų atšaukimas ir planavimas, todėl pacientai gali labiau jaustis kontroliuojami ir taip patenkinti savo paskyrimo laiku.
Žingsnis 5. Turėkite savo biure paskirtą susitikimų planuotoją
Jei nesate tik atsakingas už savo biuro susitikimų tvarkaraščio laikymąsi, samdykite arba paskirkite ką nors pagrindiniu susitikimų planuotoju. Atsakomybė už susitikimų planavimą vienam asmeniui sudarys galimybę reguliariai planuoti tvarkaraštį ir sudarys tvarkaraštį, kuris geriau atspindės paciento poreikius ir atskirų gydytojų pageidavimus.
Pavyzdžiui, jei 1 asmuo yra atsakingas už susitikimų planavimą, jie gali sutelkti dėmesį į tokius dalykus kaip tam tikrų pacientų ar sąlygų suderinimas su konkrečiais gydytojais, užuot padaliję jų dėmesį į kelias užduotis
2 metodas iš 3: pacientų tyrimas pagal tvarkaraštį
Žingsnis 1. Tą pačią dieną grupuokite pacientus, sergančius panašiomis ligomis ar problemomis
Gydytojai paprastai vertina panašių pacientų gydymą vienas prieš kitą, nes tai papildo jų darbo nuoseklumą ir suteikia jiems labiau orientuotą medicininę mąstyseną. Taigi, tokiu būdu organizuodami paskyrimų tvarkaraštį, jūsų biuro gydytojai bus laimingesni ir pacientai galės efektyviau gydyti.
Pvz., Jei tam tikrą savaitę keli pacientai planuoja susitikimus dėl odos būklės, pabandykite tai padaryti taip, kad visi susitikimai būtų tą pačią savaitės dieną
Žingsnis 2. Naudokite triage diagramą, kad nustatytumėte pirmenybę susitikimams pagal rimtumą
Diagrama turėtų apimti tokius kriterijus kaip simptomai, apie kuriuos pranešta, skubus paskyrimas ir paskyrimo trukmė. Kai prie tvarkaraščio pridedate naują susitikimą, peržiūrėkite šią diagramą, kad nustatytumėte, ar užsisakyti susitikimą tą pačią dieną, artimiausias kelias dienas ar artimiausias savaites.
- Pvz., Jei asmuo paskambina susitikti ir praneša apie tokius simptomus kaip stiprus skausmas ir dusulys, kuo greičiau įtraukite juos į tvarkaraštį, nes jų būklė gali būti labai sunki.
- Jei tvarkaraštyje nėra vietos iš karto pamatyti skubios būklės asmenį ir jums reikia atidėti kito paciento paskyrimą, taip pat galite naudoti diagramą, kad nustatytumėte, kuriuos susitikimus galima atidėti.
Žingsnis 3. Venkite dvigubo naujų pacientų ir sudėtingų problemų turinčių pacientų užsakymo
Šiems susitikimams reikės daugiau laiko ir dėmesio, nei reikės grįžtantiems pacientams. Vietoj to, suplanuokite „dirbančius“pacientus, kuriems reikia mažai dėmesio, kartu su naujais pacientais, kad slaugytojai galėtų atlikti pirminį naujo paciento patikrinimą, kol gydytojas dirba su dirbančiu pacientu.
- Nors dvigubas užsakymas tokiu būdu gali padėti per dieną pamatyti daugiau pacientų, iškilus netikėtoms aplinkybėms, gali kilti problemų. Sumažinkite dvigubą užsakymą, kad išvengtumėte problemų.
- „Darbo“pacientų planavimas taip pat yra gera priemonė, padedanti nustatyti pacientus pagal jų poreikius ir palikti daugiau laiko susitikimams tiems, kurie turi rimtesnių problemų.
4. Suplanuokite savo tvarkaraštį pagal sezoninius pacientų poreikių svyravimus
Remiantis jūsų klientų demografiniais rodikliais, tikriausiai matysite, kad daug susitikimų bus užsakoma maždaug tuo pačiu metų laiku. Pasinaudokite ankstesne patirtimi, kad prognozuotumėte šiuos sezoninius svyravimus, ir palikite tvarkaraštyje pakankamai vietos, kad atitiktų jūsų pacientų poreikius.
- Pvz., Galite pamatyti daug žmonių, planuojančių tikrinti savo vaikus naujų mokslo metų pradžioje, todėl kiekvieną dieną prieš ir po pamokų turite stengtis palikti vietos šiems susitikimams.
- Apskritai judriausias metų laikas gydytojų kabinetuose apima naujų mokslo metų pradžią (t. Y. Rugpjūtį), alergijos sezoną (t. Y. Balandžio – birželio mėn.) Ir gripo sezoną (t. Y. Spalio – vasario mėn.).
3 metodas iš 3: Efektyvaus susitikimų tvarkaraščio išlaikymas
Žingsnis 1. Sukurkite savaitės tvarkaraštį, kad sudarytumėte tvarkaraštį
Jūsų laiko juostoje turėtų būti tokia informacija kaip, kiek pacientų jūsų biure reikia planuoti kiekvieną savaitę, kiek valandų darbuotojai gali dirbti ir kiek dienų pacientas gali laukti prieš apsilankydamas pas gydytoją. Turėdami šią informaciją savo laiko juostoje, galėsite suderinti pacientų poreikius su biuro darbuotojų poreikiais.
Pvz., Jei žinote, kad vieną savaitę jau suplanavote pakankamai pacientų, kad patenkintų jūsų biuro poreikius, tuomet pirmenybę galite teikti planuojantiems pacientus, kuriems nėra skubių sąlygų kitą savaitę
2 žingsnis. Naudokite modifikuotą bangų planavimą, kad išvengtumėte pacientų kaupimosi
Pagal šį planavimo modelį pacientų susitikimai suskirstyti į grupes netoli valandos pradžios, o valandos pabaiga paliekama atvira. Esant tokiam tvarkaraščiui, valandos pabaigoje atvira erdvė veikia kaip buferis, kai susitikimai trunka ilgiau nei tikėtasi arba atsiranda kitų nenumatytų aplinkybių.
- Modifikuotas bangų planavimo modelis smarkiai sutrumpins pacientų laukimo laiką ir taip padidins bendrą pacientų pasitenkinimą.
- Jei valandos pabaigoje turite laisvo laiko, galite tą laiką panaudoti kitoms biuro užduotims, pavyzdžiui, dokumentų tvarkymui, telefono skambučiams ar net darbuotojų susitikimams.
Žingsnis 3. Naudokite laukiančiųjų sąrašą, kad neprarastumėte vietos tvarkaraštyje po atšaukimo
Turėdami laukiančiųjų sąrašą, paskutinę minutę galite įtraukti pacientus į tvarkaraštį, jei atšauktas anksčiau suplanuotas susitikimas. Tai sumažins laiką ir pajamas, kurias jūsų biuras praras, kai pacientas atšauks jus.
Sukurkite laukiančiųjų sąrašą skaitmeniniu formatu ir nustatykite jį taip, kad atidarius tvarkaraščio lizdą, iš karto galėtumėte išsiųsti tekstą ar el. Laišką pacientams, esantiems sąraše. Tai daug efektyviau nei susisiekti su pacientais iš sąrašo telefonu
Žingsnis 4. Nustatykite atvykimo laiką 20 minučių anksčiau nei susitikimo laikas
Tai suteiks registracijos stoties darbuotojams daug laiko surinkti visą reikiamą informaciją iš paciento prieš planuojamą susitikimą su gydytoju. Organizuodami susitikimų laiką tokiu būdu išvengsite vėlavimų, dėl kurių gali sutrikti visos dienos tvarkaraštis.
